Elektronische Rechnungen

Eine elektronische Rechnung in diesem Zusammenhang ist nicht die PDF Datei, die per E-Mail als Rechnung versendet wird. Eine elektronische Rechnung ist ein eigenes Dateiformat (oft im XML Format), welches automatisiert von Programmen gelesen und verarbeitet werden kann.

Ab dem 1.1.2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein eine elektronische Rechnung zu empfangen, wenn es der Versender der Rechnung wünscht! Ab dem 1.1.2028 muss auch jede Rechnung, die erstellt wird, verpflichtend elektronisch versendet werden. Dies gilt für den Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen, also z.B. zwischen Landwirten, aber auch zwischen Landwirt und Landhandel. Aktueller Stand ist, das es keine Vereinfachungen für Kleinunternehmen und pauschalierende Land- und Forstwirte geben wird!

Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch zulässig. Bis Ende 2027 sind Papier- und PDF-Rechnungen nur noch zulässig für ausstellende Unternehmer mit einem Umsatz von nicht mehr als 800.000 € Umsatz im vorangegangenem Kalenderjahr.

Ausnahmen können sein:

Es muss KEINE elektronische Rechnung ausgestellt werden, wenn
- diese an einen Endverbraucher gesendet wird,
- es sich bei dem Rechnungsempfänger um ein im Ausland ansässiges Unternehmen handelt,
- es sich um Kleinstbetragsrechnungen von bis zu 250 Euro brutto handelt,
- die Umsätze steuerfrei nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG sind (z.B. Pachtverträge).

Sinn und Zweck der elektronischen Rechnung soll eine vereinfachte und schnellere Verarbeitung von Rechnungsinformationen sein. Die Rechnung kann in Buchhaltungs- und Bankprogramme eingelesen und von diesen automatisch verarbeitet werden. Dies spart Zeit bei der Erfassung der Rechnung, sowie der Vorbereitung der Überweisung. Zudem verringert sich auch die Fehlerquote durch die automatisierte Erfassung der Rechnung. Tippfehler sind also ausgeschlossen.

Um eine elektronische Rechnung zu empfangen wird lediglich ein E-Mailprogramm benötigt. Um eine elektronische Rechnung zu erstellen wird jedoch eine spezielle Software benötigt. Es gibt Online Anbieter, die das Erstellen von elektronischen Rechnungen kostenfrei anbieten. Es sollte aber ein seriöser Anbieter ausgewählt werden, der datenschutzkonform und sicher arbeitet. Bevor jetzt irgendwelche Programme neu angeschafft werden, ist es auf jeden Fall ratsam das bisher eingesetzte Programm zu prüfen, ob dieses durch ein Update zum Jahresende elektronische Rechnungen erstellen und versenden kann. Auf jeden Fall ist aber im Vorfeld ein Gespräch mit dem Steuerberater angebracht. Einige Steuerberater bereiten auch schon jetzt Informationsveranstaltungen zu diesem Thema mit entsprechenden Lösungen vor.

Auch für elektronische Rechnungen gilt die selbe Aufbewahrungspflicht wie für die bisherigen Rechnungen. Daher ist eine rechtskonforme Archivierung der E-Mails sehr wichtig. E-Mails müssen ordnungsgemäß, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar, unveränderlich und mit Zugriffsschutz abgelegt werden.